Vos renseignements, en toute clarté.

Qui nous sommes

Vestibule Web est un studio web et intelligence artificielle établi au Québec. Courriel : info@vestibuleweb.ca.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Marc Plamondon. Vous pouvez le joindre à info@vestibuleweb.ca ou au 581 999-6456 pour toute question sur cette politique ou sur vos renseignements.

Ce que nous recueillons, et quand

Le parcours contact (formulaire). Quand vous remplissez le parcours contact, nous recevons votre nom, votre courriel, et, si vous les fournissez, le nom de votre entreprise ou organisme et votre numéro de téléphone. Nous recevons aussi vos réponses aux questions du parcours : ce qui vous amène, le genre de projet, votre milieu, où vous en êtes, vos outils en place, votre échéance souhaitée, l’adresse de votre site actuel et votre message. Ces renseignements sont transmis à notre CRM (HubSpot) au moment de l’envoi, avec la page d’où vous écrivez et, si HubSpot vous a déjà attribué un témoin, son identifiant.

La réservation d’un appel. Quand vous réservez un moment dans notre calendrier (HubSpot Meetings), HubSpot recueille votre nom, votre courriel et la plage choisie, et les enregistre dans notre CRM.

Le courriel et le téléphone. Quand vous nous écrivez ou nous appelez directement, nous conservons les renseignements que vous choisissez de nous transmettre pour y répondre et assurer le suivi.

La navigation. Notre hébergeur (Framer) tient des journaux techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site (adresse IP, type de navigateur, pages consultées, horodatage). Les statistiques de fréquentation de Framer sont calculées sans témoin et sans identifier les personnes : les visites sont anonymisées par un sel quotidien rotatif. Les polices de caractères sont servies par Google Fonts, qui reçoit votre adresse IP lors du chargement de la page.

Pourquoi nous les utilisons

• Vous répondre et préparer l’appel découverte à partir de vos réponses.
• Rédiger une proposition, puis suivre la relation client si nous travaillons ensemble.
• Faire fonctionner le site, le sécuriser et comprendre, en chiffres anonymes, quelles pages sont consultées.
• Respecter nos obligations légales, comptables et fiscales.

Nous utilisons vos renseignements uniquement pour ces fins. Nous ne les vendons pas et nous ne les transmettons pas à des tiers à des fins de publicité. Nous n’envoyons aucune infolettre : chaque contact de notre part répond à votre demande.

Où ils sont conservés

• HubSpot (CRM, formulaires, calendrier). Nos données clients sont hébergées par HubSpot au Québec, dans son centre de données de Montréal (Canada). HubSpot agit comme fournisseur de services et est tenu par ses propres engagements de sécurité et de confidentialité.
• Courriel. Nos boîtes de courriel sont fournies par Astral Internet et hébergées au Québec.
• Hébergement du site (Framer). Framer est une entreprise établie aux Pays-Bas dont l’infrastructure est située à l’extérieur du Québec (Union européenne et États-Unis). Seuls les journaux techniques et les statistiques anonymes y transitent.
• Google Fonts. Les serveurs de Google, situés à l’extérieur du Québec, reçoivent votre adresse IP pour servir les polices.

Quand un renseignement est conservé à l’extérieur du Québec, nous avons évalué que le fournisseur offre une protection adéquate, par ses mesures de sécurité et ses engagements contractuels.

Combien de temps

• Les demandes de contact et les réponses au parcours sont conservées pendant nos échanges, puis au plus trois ans après le dernier contact, après quoi elles sont supprimées.
• Les dossiers des clients avec qui nous avons travaillé sont conservés pendant la relation, puis sept ans après la fin du mandat, le temps exigé par nos obligations légales et comptables.
• Les journaux techniques de l’hébergeur sont conservés selon les durées de Framer, à des fins de sécurité.

Les témoins (cookies)

Le site lui-même ne dépose aucun témoin : ni pour la publicité, ni pour les statistiques. Vous pouvez le consulter librement.

Deux outils HubSpot déposent des témoins, uniquement au moment où vous les utilisez : le calendrier de réservation, quand il s’affiche, et le formulaire du parcours, quand vous l’envoyez. Ces témoins (hubspotutk, __hstc, __hssc, __hssrc, __cf_bm) servent à relier votre demande à votre fiche et à protéger les services HubSpot contre les abus. Vous pouvez les refuser ou les supprimer dans les paramètres de votre navigateur; le formulaire et le calendrier fonctionnent quand même.

Vos droits

Vous pouvez, en tout temps :

• demander l’accès aux renseignements que nous détenons sur vous;
• demander leur rectification s’ils sont inexacts ou incomplets;
• retirer votre consentement et demander leur suppression, sous réserve de nos obligations légales;
• recevoir une copie des renseignements que vous nous avez fournis, dans un format structuré.

Écrivez à info@vestibuleweb.ca. Nous répondons dans les 30 jours. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

La sécurité

L’accès à vos renseignements est limité aux personnes qui en ont besoin pour vous répondre. Le site est servi en HTTPS, et nos fournisseurs (HubSpot, Framer) appliquent leurs propres mesures de sécurité. Nous tenons un registre des incidents de confidentialité et, si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en informons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées, comme la loi le prévoit.

Les mises à jour

Cette politique évolue avec le site et les outils que nous utilisons. Chaque changement est publié ici avec sa date. Pour toute question : info@vestibuleweb.ca.